Al
igual que ocurre en la mayoría de profesiones u oficios, en la Notaría hay un
glosario de términos y conceptos propios cuyo significado es desconocido
para una gran mayoría de personas.
Pero
junto a esas palabras extrañas al lenguaje común, otras más utilizadas en
círculos no notariales tienen un significado distinto dentro del contexto
notarial, provocando un efecto semejante a los famosos “falsos amigos”
que encontramos cuando estudiamos otro idioma. A éstos nos vamos a referir
en este “post” y de camino intentamos que os familiaricéis un poco más con
nuestra realidad.
Para
empezar, toda notaría tiene un “PROTOCOLO” propio, que
no tiene nada que ver con normas de comportamiento o de buenas maneras que
deban mantenerse en sus instalaciones, sino que esta palabra define al conjunto
ordenado y numerado de todas las escrituras y actas que se firman en cada
notaría. Es decir, los originales de cada uno de los documentos firmados de
esa naturaleza se guardan por fechas en un protocolo que se inicia el día uno
de enero de cada año y se cierra el treinta y uno de diciembre del mismo.
Este
protocolo es secreto y a él sólo puede tener acceso el notario que lo
custodia y determinadas personas con autorización judicial mediante
exhibición al notario del mandamiento correspondiente. Con la confección y
cuidado del protocolo, el notario cumple una de las tareas que tiene
encomendada su función: la de la conservación del documento notarial,
así aunque un cliente pierda su escritura, sabe que siempre podrá solicitar otra
en la misma notaría donde firmó su matriz, que es otra de las palabras que
utilizamos con significado distinto al usual.
¿A
qué llamamos “MATRIZ” en un despacho notarial? No es un concepto
matemático, ni por supuesto, un órgano humano, es el original del documento
que se firma y se custodia en la notaría formando el protocolo antes explicado.
Al cliente se le entrega la copia autorizada y/o la copia simple
de su instrumento notarial, pero el original (matriz) se queda en la Notaría.
Lo que la mayoría conoce como escritura es la copia autorizada, que es una
reproducción fiel y exacta de la matriz y que está firmada y rubricada por el
notario. Se le añade además un sello de seguridad que garantiza la autenticidad
del documento. Esa copia autorizada es la que circula en el “tráfico jurídico”
y sirve:
a)
En todos los casos, para liquidar del Impuesto correspondiente y, en su
caso, inscribir en los diferentes registros;
b)
En las que tengan por objeto la transmisión de un bien, para justificar la
propiedad del citado bien;
c)
En lo poderes de cualquier clase y en los nombramientos de cargos de
sociedades, para acreditar la existencia y vigencia de la representación y las
facultades que se incluyen en la misma;
d)
En los préstamos hipotecarios y en general, cuando tengan por objeto
obligaciones, para exigir el pago o cumplimiento de las mismas,… y para
desplegar todos los efectos del documento notarial ya vistos en este blog, por
ejemplo en el post “Lo que hay que
saber y hacer para comprar una vivienda (II)”. Por
su parte, las copias simples se expiden a título informativo, no están
firmadas por el notario autorizante del documento y en ningún caso tienen los
efectos propios de la copia autorizada (así por ejemplo, no sirven para
acreditar la existencia ni vigencia de un poder); se suelen utilizar para su
depósito en los órganos competentes de liquidar los impuestos a que den lugar
los negocios que se formalizan en la escritura.
Sólo
pueden pedir copias, los otorgantes y las personas a cuyo favor resulte de la
escritura o póliza incorporada al protocolo algún derecho, ya sea directamente,
ya adquirido por acto distinto de ella, y quienes acrediten, a juicio del
notario, tener interés legítimo en el documento.
Por
último, nos vamos a referir en este post de términos de significado equívoco,
al “TESTIMONIO”. En la notaría el testimonio no es una
manifestación de un testigo ni de ninguna otra persona, sino que un tipo de
documento notarial que puede tener por objeto:
a) Testimonio de exhibición. El notario reproduce
auténticamente los documentos originales que le son exhibidos a tal fin (es lo
que se conoce comúnmente como compulsa). No implica el juicio del notario sobre
la autenticidad o autoría del documento testimoniado. También este tipo de
testimonio puede tener por objeto la dación de fe por parte del notario de la
existencia de una persona.
b) Testimonio de vigencia de leyes. Tiene por objeto
acreditar en el extranjero la legislación vigente en España o el estatuto
personal del requirente; o,
c) Testimonio de legitimación de firmas. Acredita el
hecho de que una firma ha sido puesta a presencia del notario, o el juicio de
éste sobre su pertenencia a persona determinada.
Esperamos
que a través de estas letras os hayamos acercado conceptos que os puedan servir
en las relaciones con una notaría.
ESTE ARTICULO FUE TOMADO DE LA FUENTE: https://castrocotorrueloblog.wordpress.com/2014/02/06/falsos-amigos-notariales-y-otros-conceptos-basicos-de-la-notaria/
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